Sistem-sistem dalam pengenalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sumber daya manusia dalam mencapi keselarasan tujuan, karena system dirancang untuk menjamin bahwa tindakan individu yang diambil untuk mencapai tujuan pribadi dan untuk membantu tercapainya tujuan organisasi.
Goal Congruence ( Keselarasan tujuan )
Tujuan pokok system pengendalian manajemen adalah menjamin sebisa mungkin adanya goal congruence ( keselarasan tujuan ) dari masing-masing anggota kearah tujuan organisasi.
Faktor-Faktor Informal Yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang dalam masyarakat. Hal ini biasa disebut dengan etos kerja ( work ethic ), yang diwujudkan dalam bentuk loyalitas terhadap organisasi.
Loyalitas disini ditunjukkan oleh anggota organisasi misalnya dengan keuletan dalam bekerja, semangat dan kebanggaan dalam menjalankan tugas.
Faktor Internal
Aspek-aspek internal yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen :
• Budaya ( kultur ) organisasi
• Gaya manajemen
Sikap pimpinan dibagi menjadi 2 :
• Gaya otoriter
• Gaya yang lebih mencerminkan kharismatik
Menurut Maciariello,ada 3 jenis gaya, yaitu :
• Internal control style : masing-masing individu mempunyai gaya kepemimpinana yang berbeda, dan partisipatif.
• Eksternal control style : tindakan ditentukan oleh pihak lain atau pemimpin dan otoriter.
• Mix control style : partisipatif dan terarah.
• Organisasi informal adalah adanya hubungan kerja antara satu bagian dengan bagian yang lainnya,sehingga setiap orang akan mengerti arah mana yang akan di tuju oleh perusahaan.
• Persepsi dan komunikasi
• Kerja sama dan konflik
Sistem Pengendalian Formal
Sistem pengendalian formal dibagi menjadi 2 yaitu :
1. System pengendalian manajemen
2. Peraturan ( rules )
Peraturan ( Rules )
Istilah rules menunjukkan semua bentuk pengendaliaan dan instruksi dalam formal. Peraturan disini dalam bentuk : instruksi, praktik yang dilakukan, job description, prosedur-prosedur standar operasi, petunjuk pelaksanaan dan kode etik.
Peraturan yang dibuat harus bisa membuat semua karyawan bisa mematuhi semua peraturan tersebut.
Beberapa bentuk dari peraturan seperti yang telah disebutkan dapat dijelaskan sebagai berikut :
• Pengendalian secara fisik ( physical control )
Contoh : penjaga keamanan,password di computer,TV monitor, atau alat lain yang mengawasi setiap orang.
• Petunjuk pelaksanaan ( manual )
Contoh : cara pengerjaan dalam menjalankan mesin
• System pengamanan ( safeguard system )
Cross-check terhadap bulti transaksi seperti memberi tanda tangan otorisasi setiap unit penjualan dan pembelian.
• System pengendalian tugas ( task control system )
Contoh : mealkukan pengecekan dan monitoring untuk menyakinkan bahwa setiap produk itu sudah melewati uji kelayakan.
Proses Pengendalian Formal
Proses pengendalian formal pada dasarnya meliputi tahap-tahap tertentu yan secara terus-menerus bekerja dari tahun ke tahun.
Jenis Organisasi
1. Organisasi Fungsional
Stuktur fungsional membagi tugas sesuai keahlian masing-masing dan manajer bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
Keuntungan organisasi fungsional adalah efisiensi. Selain itu kegiatan yang sama dalam organisasi disatukan sehingga lebih efektif.
Kelemahan organisasi fungsional :
• Tidak ada cara yang tepat untuk perencaan kerja masing-masing fungsi yang terpisah pada level bawah suatu organisasi.
• Dalam organisasi fungsional perencanaan dibuat oleh pimpinan puncak karena diperlukan suatu koordinasi dari masing-masing fungsi yang mengkrontribusikan output lainnya.
• Sulit untuk mengukur efektifitas mmasing-masing fungsi.
• Kesulitan untuk melakukan perencanaan.
• Masalah antar fungsi hanya bisa diselesaikan oleh pusat.
• Tidak sesuai untuk orang yang melakukan diversifikasi.
• Mudah terjadi konflik antar fungsi.
Organisasi fungsional biasanya digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan satu jenis produk, karena bagian produksi dipisahkan dengan pemasaran dan setiap bagian memiliki keahlian masing-masing.
2. Organisasi Unit Bisnis
Unit bisnis didesain untuk mengatasi kelemahan pada tipe fungsional. Unit bisnis atau divisi bertanggung jawab atas fungsi produk dan pemasaran.
Kelemahan : manajer unit bisnis tidak mempunyai kekuasaan yang lengkap, karena kemungkinan unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan dalam sebuah organisasi fungsional yang dikerjakan oleh kantor pusat .
Keuntungan : merupakan tempat yang cocok untuk latihan manajerial. Unit bisnis sanat dekat dengan pasar bagi produk-produknya dari pada kantor pusat , maka para manajer unit bisnis bisa membuat keputusan produksi dan pemasaran yang lebih masuk akal dari pada keputusan yang dibuat oleh kantor pusat dan unit bisnis dapat memberikan reaksi terhadap ancaman atau peluang bisnis lebih cepat.
3. Organisasi Matriks
Dalam organisasi matriks untuk melakukan suatu proyek, manajer suatu proyek selain bertanggung jawab atas proyeknya juga bertanggung jawab terhadap unit fungsional.
4. Implikasi atas desain system
Dari tipe organisasi diatas dapat disimpulakn system yang abgus harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan mengingat tidak semua system bisa diterapkan dalam suatu organisasi.
Fungsi Controller
Controller adalah orang yang bertugas merancang dan mengawasi kegiatan untuk menjamin keberhasilan system pengendalian manajemen kearah pencapaian tujuan.
Fungsi controller :
• Merancang, menjalankan informasi dan mengawasi system
• Menyiapkan laporan keuangan dan pelaporan keuangan kepada pemenga saham
• Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami laporan, menganalisis proposal, anggaran dan program, mengkoordinasi rencana anggaran masing-masing untuk dijadikan rencana anggaran tahunan.
• Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk mencapai validitas data.
• Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan yang berhubungan dengan fungsi controller.
Hubungan Dengan Organisasi Lini
Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Controller juga bertanggung jawab atas pengembangan dan analisis ukuran pengendalian dan rekomendasi atas tindakan yang diambil manajemen. Seorang controller tidak membuat atau menguatkan keputusan manajemen. Seorang controller membuat suatu keputusan. Misalnya anggota bagian controller memutuskan biaya yang layak atas biaya perjalanan dinas. Controller memainkan peran yang penting dalam penyiapan rencana strategis. Controller unit bisnis mempunyai loyalotas yang terbagi menjadi 2 yaitu :
• Dotted line
Controller unit bisnis melaporkan pada manajer unit bisnis. Hal ini berarti bahwa manajer unit bisnis mempunyai kekuasaan dalam hal sewa,pelatihan, transfer, kompensasi, promosi dan memberhentikan unit bisnis.
• Solid line
Masalah yang muncul :
Controller unit bisnis bekerja hanya untuk manajer unit bisnis, ada kemungkinan dia tidak leluasa dalam mengawasi anggaran yang diususlkan atau melaporkan tidak lengkap atas kinerjanya. Controller unit bisnis bekerja hanya untuk controller perusahaan,manajer unit bisnis bisa mengira controller tersebut mata-mata yang dikirim oleh kantor pusat untuk mengawasi kegiatan manajer unit bisnis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar